Após conhecer o sistema de arquivo da Fundação Amazonprev, o chefe do Arquivo Público do Amazonas, Marcelo Araújo da Silva, informou estar “impressionado” com a estrutura e organização documental da previdência estadual. A visita técnica realizada na sexta-feira (23/08) teve, entre os objetivos, traçar um alinhamento estratégico do órgão com o atual sistema de armazenamento de documentos do Estado. Para ele, a questão documental é importante para a eficiência de uma instituição e recomendou o modelo de gestão da Amazonprev para outras secretarias.
“Já visitei um grande número de arquivos de secretarias e posso afirmar com toda a convicção que a estrutura da Amazonprev é a melhor do sistema público do estado. Está tudo dentro dos princípios da Arquivologia. Desde a questão do controle de umidade, temperatura, higiene e manuseio dos documentos físicos, até a catalogação em sistema digital. É um exemplo a ser seguido”, destacou.
Para a coordenadora de Administração de Arquivo da Amazonprev (Coarq), Ana Célia Bezerra, a visita é uma forma de avaliar e aprimorar a gestão de documentos institucionais na Fundação em busca de se enquadrar às determinações do Arquivo Público, órgão subordinado à Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead).
“Buscamos esse alinhamento, pois em breve novas alterações na gestão pública de documentação serão implementadas no Estado, e a nossa instituição quer estar preparada”, observou a servidora.
Em 2019, a Amazonprev completa uma década do início do seu pioneiro processo de digitalização de arquivos, que tem a mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a Coarq digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para a plataforma do TCE-AM.
História – O arquivo conserva processos físicos que datam de 1946, época em que era administrado pela Sead. A demanda pela digitalização de documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece diversos benefícios às empresas e instituições, como por exemplo, a liberação de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre diversos setores e a preservação do meio ambiente.