Buscando aumentar a agilidade nas comunicações processuais e reduzir custos, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) tem intensificado a utilização do malote digital – ferramenta gratuita disponibilizada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para a comunicação entre instituições do Poder Judiciário – em substituição ao telegrama. Com a priorização do sistema virtual, o tribunal já obteve neste ano, até agosto, uma economia de aproximadamente R$ 1,2 milhão.
De acordo com projeções da Secretaria dos Órgãos Julgadores, até o final do ano a redução de custos com as comunicações do tribunal deve superar a marca de R$ 2 milhões.
O cálculo considera o mínimo de duas páginas que seriam enviadas em cada notificação por telegrama (o texto da comunicação e a decisão que lhe deu origem), que tem custo de cerca de R$ 8. Diversas comunicações, porém, contêm mais páginas, o que significa uma economia potencialmente maior.
“Sem perder a efetividade de suas comunicações, o STJ tem investido em tecnologia para economizar o dinheiro público. Quanto mais decisões, mais comunicações são necessárias, e o tribunal atingiu a inédita marca de meio milhão de processos julgados em 2018. Por isso, o impacto econômico das comunicações eletrônicas é extremamente significativo”, afirmou o presidente do STJ, ministro João Otávio de Noronha.
Regulado pela Resolução 100/2009 do CNJ, o malote digital funciona como uma espécie de e-mail, no qual os órgãos do Judiciário trocam comunicações recíprocas, oficiais e de mero expediente, entre outras correspondências. No caso do STJ, as comunicações principais dizem respeito a decisões de soltura de réus presos e pedidos de informação às instâncias de origem. Normalmente, as comunicações são direcionadas à presidência do tribunal destinatário e, quando necessário, à vara relacionada ao processo.
Em situações específicas, todavia, as comunicações continuam sendo feitas por telegrama, a exemplo de varas judiciais que ainda não estão interligadas ao sistema, ou quando este está inoperante.
Disponibilidade
Além da redução de custos, o malote digital possui diversas vantagens em relação ao envio de comunicações por telegrama. O primeiro ganho está na disponibilidade: no sistema de emissão de telegrama, havia um horário limitado pelos Correios para envio, normalmente entre 9h e 17h. Após esse horário, a comunicação, embora encaminhada pelo STJ, só era processada pela empresa de Correios para entrega no dia seguinte. Já o malote digital está disponível 24 horas por dia, inclusive nos fins de semana.
O malote digital também possui código de rastreabilidade e confirmação de leitura – cuja resposta costuma ser mais ágil que a do sistema de telegramas.
Nova estrutura
Entre a edição da Resolução 100/2009 e a implementação do sistema nos tribunais, foi necessário um tempo para que as cortes adotassem definitivamente a nova tecnologia. No STJ, o malote digital está em operação desde 2013; porém, o processo de substituição das comunicações físicas pelas eletrônicas no tribunal também foi gradativo, e teve seu ponto de conversão definitivo com o processo de restruturação da Secretaria dos Órgãos Julgadores, entre 2018 e 2019.
De acordo com o titular da secretaria, Rubens Cesar Gonçalves Rios, o novo desenho administrativo do setor permitiu a uniformização de procedimentos entre suas diferentes unidades, gerando redução de custos e agilidade das rotinas. Segundo ele, também foi necessária uma mudança de cultura de trabalho, incentivada pelo presidente do STJ.
“Na estrutura antiga da secretaria, o uso das comunicações via telegrama era bastante difundido. Com o processo de reestruturação, tivemos a oportunidade de padronizar os procedimentos e diminuir custos, além de implementar definitivamente a ferramenta de comunicação disponibilizada gratuitamente pelo CNJ. Com a medida, ganha o STJ e ganha a sociedade toda”, afirmou o secretário.
A Assessoria de Apoio a Julgamento Colegiado também adotou o novo modelo de comunicação preferencialmente por meio do malote digital, como informou a assessora-chefe, Maria Auxiliadora Ramalho da Rocha.
Evolução
A modificação de procedimentos e de cultura administrativa está representada nas estatísticas. Em 2017, o STJ enviou 101.566 comunicações por telegrama, enquanto o malote digital foi utilizado 63.936 vezes. Em 2018, o meio eletrônico superou o sistema antigo: foram 46.914 telegramas contra 110.300 comunicações virtuais. Passados oito meses de 2019, o tribunal encaminhou apenas 8.446 telegramas aos outros órgãos do Judiciário e enviou 79.151 comunicações pelo sistema do CNJ.
Essa mudança se reflete em economia: enquanto em março de 2018 o tribunal gastou mais de R$ 100 mil com telegramas, no mesmo mês em 2019, o gasto caiu para cerca de R$ 25 mil – uma redução, portanto, de 75%.
Comunicação interna
Baseada em princípios constitucionais como a eficiência e a razoável duração do processo, a Resolução 100/2009 também recomenda a adoção do malote digital como meio de comunicação oficial entre órgãos e setores internos dos tribunais, seus magistrados e servidores.
A resolução estabelece ainda que os documentos transmitidos por meio eletrônico devem ser protegidos por sistemas de segurança do acesso e armazenados nos servidores do Judiciário, de forma a garantir a confidencialidade, integralidade e disponibilidade dos dados.
O normativo prevê que todas as operações e comunicações realizadas ficarão registradas no sistema e não poderão ser apagadas, salvo situações excepcionais autorizadas pela autoridade competente.